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Inputmanagement & Digitalisierung

Verwenden Sie Ihre Zeit nicht dafür, die heutige Daten- und Dokumentenflut zu verwalten. Sparen Sie Ihre wertvolle Zeit, denn wir erledigen das für Sie! Die Bausparkasse Schwäbisch AG ist einer unserer größten Referenzen und vertraut auf unsere Leistungen. Im vergangenen Jahr liefen 11 Millionen Seiten Papierpost durch unsere Eingangsbearbeitung.  

Wir haben Sie überzeugt? Dann wird Ihr persönlicher Posteingang nach festgelegten Kriterien sortiert und vorbereitet. Mit unserem innovativen Hochleistungs-Scannern digitalisieren wir Ihre Briefe, Rechnungen und sonstige Originalunterlagen. Danach werden Ihnen Ihre Dokumente digital zur Verfügung gestellt. Und dies alles bei höchster Datensicherheit.

Ihre Vorteile auf einen Blick:

  • Reduzierung Ihrer Papierfluten
  • Digitalisierung Ihrer Dokumente und Prozesse
  • Reduzierung Ihrer Kosten und Aufwände durch digitale Prozesse und Dokumentenablagen
  • Steigerung Ihrer Produktivität durch Automatisierung und einfachen Zugang zu Ihren Dokumenten
  • Zentralisierung Ihrer Informationen an einem Ort
Die alten Pläne aus dem Archiv waren schon etwas vergilbt. Es wird zeit für die Digitalisierung der alten Unterlagen

Vorgang der Posteingangsbearbeitung

Vorgang Inputmanagement

Was bedeutet das für Sie im Detail?

Folgende Dokumente und noch mehr können wir für Sie verarbeiten und digitalisieren:

  • Kundenkommunikation
  • Verträge
  • Einzugsermächtigungen
  • Eingangs- und Ausgangsrechnungen

 

 

  • Altarchivdigitalisierung
  • Lieferscheine
  • Personalakten
  • Ausweiskopien

 

 

Hands placing a glass plate negative on a scanner.

Wir können Ihre Dokumente in den Formaten A4 und A3 verarbeiten. Spezielle Formate wie Werbekarten, Krankschreibungen oder ähnliches sind ebenfalls möglich.

Der Scan kann als PDF, TIFF oder XML in Graustufen, Farbe oder Schwarz-Weiß ausgegeben werden.

Ihr gewünschtes Format ist nicht dabei?

Einzelne Arbeitschritte im Prozess

Der Prozess im Detail

  1. Abstimmungen: Bevor wir Ihre Post öffnen, wird der Leistungsumfang mit Ihnen abgestimmt z. B. welche Post nicht geöffnet werden darf und wie diese weiterverarbeitet werden soll.
  2. Übergabe: Übermittlung der zu verarbeitende Post an den Fachbereich „Scannen & Indizieren“.
  3. Vorbereitungen: Öffnen, entklammern, sortieren und aufbereiten der Post.
  4. Scannen: Einscannen der Dokumente in farbig oder schwarz-weiß.
  5. Benennung: Verschlagwortung von PDF-Dateien, sodass der Inhalt aus dem Namen der PDF-Datei hervorgeht.
    Beispiel: „002631_ 9702630949_ Bank_ Darlehen_ Mustermann Max_ Kat.2_ 20210430_ 0001_ V1.pdf“
  6. Datenbereitstellung: PDF-Dateien werden zur Abholung über einen SFTP-Server dem Auftraggeber zur Verfügung gestellt.
  7. Verwahrung: Originaldokumente werden 20 Tage lang aufbewahrt, um bei Bedarf einen Rescan zu erstellen. Danach werden diese entsorgt. Bei Wunsch erhalten Sie die Originale zurück.
  8. Daten-Speicherung: Digitalisierte Dokumente werden 14 Tage lang als PDFs aufbewahrt. Danach erfolgt die endgültige datenschutzkonforme Löschung.

Wir beraten Sie gerne!

Setzen Sie auf unsere Datenaufbereitung und den modernen Maschinenpark - von der Gestaltung über den Druck bis hin zum Versand. Wir freuen uns auf Sie!

Michael Leibig

Ihr Berater für Druck- und Versanddienstleistungen
Telefon: 0791 46-4076
E-Mail: michael.leibig@shfm.de

Jetzt Kontakt aufnehmen >>

Wir beraten Sie gerne persönlich über Ihre individuellen Möglichkeiten mit unserem breiten Produktspektrum von Kreativmailings bis zum Tagesposversand! Wir freuen uns auf Sie!

Manfred Klenk

Ihr Berater für Druck- und Versanddienstleistungen
Telefon: 0791 46-3829
Email: manfred.klenk@shfm.de

Jetzt Kontakt aufnehmen >>


 

Wir bieten neben den klassischen Facility Management Dienstleistungen auch alle Leistungen rund um Druck und Dokumentenservices an. Für unsere Kunden scannen und digitalisieren wir jährlich Millionen von Blatt Papier - gerne auch bald für Sie.

Überzeugen Sie sich selbst durch unsere Referenzen!

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